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 Processus de recrutement – les 15 étapes pour recruter

Vous êtes un responsable du recrutement et vous voulez améliorer votre processus ? Vous voulez trouver le bon profil plus précisément et efficacement ? Quelles sont les techniques de recrutement ?

Une méthodologie est indispensable pour structurer son processus de recrutement. Nous examinons les 15 étapes clés pour choisir les meilleurs candidats et les garder.

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1-Définition du besoin en recrutement 

La première étape du processus de recrutement est de définir le besoin:

  •  Remplacement d’un salarié suite à un départ temporaire ou définitif, une mutation, mobilité
  •   Création d’un poste pour absorber une charge de travail supplémentaire, une croissance de l’activité de l’entreprise, des nouveaux projets

Parfois, pas besoin de recruter, vous organisez le travail de l’équipe, vous pouvez faire appel à de la prestation externe (consultant, intérimaire).

Si le besoin implique une décision de recruter, on démarre alors le processus de recrutement

Combien coûte un recrutement ?

Ce besoin en recrutement doit être budgété, car il implique des coûts de personnels, de salaire, et de recherche.

  • Vous définissez la fourchette de salaire estimée
  • Vous analysez le besoin ou non d’un cabinet de recrutement, des annonces payantes etc.
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2-Définition du poste

Analysez le besoin de votre service ou entreprise. Échangez avec les salariés concernés sur les questions suivantes :

  • quel profil est requis ?
  • quelle formation est idéale pour le poste ? ou quelles autres expériences professionnelles ?
  • quel niveau d’expérience dans le domaine est demandé ?
  • quelles compétences techniques sont essentielles ?

La fiche de poste doit clairement comprendre :

  • Un bref résumé de l’entreprise, l’équipe concernée, la hiérarchie, la raison du recrutement
  • Les missions du poste dans la globalité
  • les principales tâches
  •  le management d’équipe, budget, prestataires
  •  les liaisons avec les autres métiers, clients, utilisateurs
  •  les conditions de travail, temps plein ou temps partiel, lieu de travail
  •  les du poste, astreintes, horaires, déplacements, l’anglais utilisé

Factoriel vous conseille de trouver les intérêts pour attirer le plus possible de candidats déjà en poste ou non. Ensuite, écrivez-les dans les parties concernées (projets, évolutions, avantages RH, Télétravail…)

3-Définition du profil recherché

Afin de bien définir le profil attendu pour votre offre d’emploi aidez-vous de ceci :

  • Quel Savoir ? diplômes, niveau d’études, connaissances, certifications
  • Quel savoir-faire ? expérience en entreprise, ou dans la fonction, sur un logiciel, minimum d’années ou junior / confirmé
  •  Quel savoir être ? qualité relationnelle, sociales, autonome, esprit d’équipe, rigoureux… 

Marquez maintenant :

  • Quels critères indispensables ? C’est l’obligatoire, non négociable, exemple : anglais professionnel
  • Quels critères importants ?  
  • Quels atouts mais pas obligatoires ? Exemple : expérience dans le secteur mais pas nécessaire

Factoriel vous conseille de définir les critères Obligatoires en premier et ensuite le reste. Se sera plus facile pour votre tri, et pour en discuter avec un chasseur de têtes. En fonction de la difficulté à trouver des candidats vous pourrez revoir ces indispensables.

4-Choix du contrat d’embauche

En fonction du besoin et du contexte le type de contrat sera différent :

  • CDI pour du long terme
  • CDD puis CDI ou non (remplacement congés maternité…)
  • Intérim pour une mission temporaire
  • Un contrat d’apprentissage 
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        5-Quel salaire pour le recrutement ?

        Pas simple, mais très important d’avoir en tête une fourchette de salaire pour le poste à pourvoir. Le salaire doit respecter le salaire minimum en vigueur SMIC, ainsi que la convention collective de votre branche professionnelle. Définissez tout le salaire : fixe, variable, bonus, intéressement, participation .

        Aidez-vous de vos anciens recrutements dans la même fonction ou similaires, questionnez des collègues, regardez des annonces en lignes chez vos concurrents… 

        Dans certains cas vous pourrez être flexible en fonction de la candidature reçue. A contrario, vous pouvez respecter une grille, ou ne pas dépasser le salaire du supérieur hiérarchique ou des collègues.

        Factoriel vous conseille de ne pas vous fermer des portes. Recevez d’abord des candidatures intéressantes ! Ensuite vous trierez dans la première short liste en fonction des salaires actuels des candidats.

        Une erreur fréquente est de fixer un entretien physique alors que le salaire actuel est bien au-delà du possible….

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        6-Quelles aides au recrutement ?

        L’État propose des aides de recrutement, par exemple :

         

        • Les aides pour l’embauche d’un demandeur d’emploi
        • La réduction générale des cotisations patronales
        • Les aides pour l’embauche d’un travailleur handicapé
        • Les aides pour l’embauche en alternance
        • Les aides pour l’embauche dans les zones en difficulté

          7-Rédaction de l’annonce – l’offre d’emploi

          • Introduction avec le titre du poste à pourvoir (ne pas oublier H/F par exemple)
          • Résumé de l’entreprise, du service concerné et la raison du recrutement
          • Mission et Responsabilités
          • Profil recherché. Définissez les critères obligatoires, les atouts. Attention aux arguments discriminants exemples : âges, femme ou homme, origines etc -> Pensez aux compétences recherchées

          Soyez clair, utilisez un langage adapté à votre cible avec les mots-clés de la fonction.

          Conseil de Factoriel : Quand vous écrivez une annonce pour recruter, pensez que vos concurrents cherchent aussi le même profil en même temps ! Donc, mettez en avant les avantages et les intérêts du poste pour attirer le candidat recherché et augmenter vos chances.

          Un autre conseil : rédigez en vous adressant à des profils déjà en poste et pas en recherche ! Vos résultats d’annonce seront meilleurs.

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          comment rédiger son CV informatique ? et entrer dans une école d'ingénieur ?

          8- Diffusion de l’offre d’emploi – recherchez des candidats

          Selon le contexte vous pourriez passer une annonce en interne de votre groupe et attendre des candidatures pour une mobilité interne.

          Vous diffusez votre annonce avec des jobboards ou réseaux sociaux que vous aurez sélectionnés en fonction des métiers, de la notoriété, des coûts.

          Consultez la liste des job boards gratuits (pôle emploi, apec) , payants, spécialisés…

          Factoriel, cabinet de recrutement IT utilise les abonnements et annonces de Linkedin pour trouver des profils en informatique essentiellement en poste.

          Un Jobslot (une annonce à l’année) coûte environ 1300€.

            9- Tri et sélection des candidatures

            Vous recevez des candidatures, vous devez faire le tri des candidatures en 3 lots :

            • Les candidatures retenues pour poursuivre les étapes suivantes
            • Les candidatures à mieux étudier, on les garde sous le coude
            • Les candidatures non retenues

            Comment allez-vous les trier ?

            Vous devez regarder le CV et éventuellement la lettre de motivation pour certaine fonction. Allez droit sur les critères obligatoires, s’ils en manquent alors passez au suivant.

            Si les critères obligatoires sont présents, vous examinerez avec plus de temps le CV en parcourant les atouts recherchés, le positif.

            Le candidat parfait n’existe pas, mais on peut trouver un candidat idéal !

            Conseils de Factoriel : Trier régulièrement, en début de matinée par exemple, vous mettez les candidatures dans 3 ou 2 répertoires.

            Vous pourrez toujours revoir votre premier filtre et être davantage exigeant si vous avez plusieurs candidatures intéressantes.

            Vous pourriez faire un Scoring de vos candidatures et une préqualification pour mieux organiser votre filtre. Pour les candidatures non retenues, vous pouvez programmer une réponse automatique et améliorer votre marque employeur.

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            10- Faire passer l’entretien d’embauche et les tests

            Vous pouvez contacter le candidat retenu pour fixer un entretien physique dans vos locaux.

            Vous pouvez également faire un échange téléphonique ou une visioconférence avec un logiciel tel microsoft teams, google meet, Zoom…

            En effet, lors d’un appel téléphonique vous pouvez découvrir le salaire actuel et les prétentions du candidat, peut-être bien au-delà de votre budget. Dans ce cas, le chargé de recrutement ne fera pas déplacer la personne, et ne proposera pasle CV au responsable hiérarchique.

            Conseils de Factoriel : Ce premier appel permet de gagner du temps pour tout le monde.

            L’idée est de scanner les sujets bloquants pour les 2 partis.

            Exemples de désaccords rencontrés lors du 1er entretien :

            • Le salaire actuel est déjà trop haut, ou les prétentions sont trop importantes
            • Le candidat a mal lu l’annonce et découvre des points qu’il n’accepte pas
            • Le trajet est bloquant, les astreintes
            • L’anglais !  souvent le candidat optimise son niveau d’anglais 
            • Le premier comportement oral peut vous décider de ne pas poursuivre
            • Des souhaits non exprimés peuvent être bloquants, comme vouloir le 4/5ème sur une fonction qui ne le permettra jamais
            • Quelques candidats peuvent tenter de passer en indépendant et ne souhaitent pas de CDI
            • Cas du candidat qui exige un télétravail trop important comme le 100% Remote.
            • Cas rencontré du candidat qui utilise une voiture de fonction et veut garder cet avantage. Si vous ne proposez pas de véhicule pour ses déplacements vous pourriez être bloqués.

            Par la suite, vous pouvez proposer un entretien physique avec ou non d’autres parties prenantes. Préparez-vous pour bien mener un entretien d’embauche. Sachez présenter votre entreprise et votre poste. Explorez les critères obligatoires et les atouts du candidat, ses motivations, son savoir-être et ses attentes, son salaire si ce n’est pas fait.

            Pour un entretien technique en IT par exemple, vous testerez oralement ses compétences informatiques.

            Certains recruteurs utilisent des tests d’évaluation des compétences ou des tests de personnalité. Vous définirez les soft skills du candidat. Certains logiciels type ATS permettent d’avoir une palette complète de gestion des candidats avec notamment des tests de recrutement.

            Votre processus de recrutement sera également adapté en fonction du marché. Si le profil est rare, exemple de l’expert informatique, votre process de recrutement sera différent.

            Par exemple, vous pourriez passer un entretien dans des délais plus courts et avec plusieurs personnes de l’entreprise. Ainsi vous irez plus vite que votre concurrent.

              11- Sélection du meilleur candidat

              Il est temps de prendre une décision et de retenir un candidat pour conclure.

              Faites un point avec tous les interlocuteurs concernés tel le chargé de recrutement, le responsable hiérarchique etc

              Vous pourriez demander une prise de référence avant de vous décider, notamment pour certaines fonctions, également si vous passez par un cabinet de recrutement.

              Annoncez la bonne nouvelle au candidat, il est temps de parler ou non de proposition de salaire.

              Cas rencontrés :

              • Le recruteur propose par mail une promesse d’embauche et le candidat découvre le salaire qu’on lui propose
              • Le recruteur annonce oralement le salaire qu’il propose, les deux se mettent d’accord puis la promesse est envoyée
              • Tout est conclu et négocié sur site, face à face

               

              Formalités administratives :

              • Proposition d’une promesse d’embauche : l’entreprise s’engage à réserver le poste à la personne embauchée
              • déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : à adresser à l’URSSAF ou à la MSA dans les 8 jours précédant l’embauche 
              • inscription de la personne recrutée au registre du personnel 
              • signature du contrat de travail que vous aurez préparé
              • réception de documents administratifs (copie diplômes, pièce identité, RIB, etc)
              • visite médicale obligatoire
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              12- prise de référence

              La prise de référence peut être indispensable, surtout pour certaines fonctions stratégiques, nous vous proposerons un article complet.

              Ayez du bon sens. Par exemple, s’il s’agit d’un ancien collègue, le témoignage est moins crédible que l’ancien responsable hiérarchique.

              La prise de référence est cadrée, vous ne pouvez pas contacter sans autorisation du candidat…

              Conseils de Factoriel : Souvent les personnes sont contentes de témoigner et de donner leur avis sur un ancien collègue ou collaborateur.

              Laissez l’interlocuteur parler et éviter l’interrogatoire suspicieux. Vous saurez faire la part des choses entre les compliments « déjà prévus », et les quelques indications pertinentes que vous découvrez. Rebondissez sur les points qui vous interrogent.

                13-Proposition d’une offre d’embauche – promesse d’embauche

                La promesse d’embauche doit recevoir une réponse du candidat s’il l’accepte. Un article vous sera proposé pour créer une promesse d’embauche ou comment réagir face à une promesse d’embauche.  

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                14-Déclaration de l’embauche – quelle paperasse gérée ?

                Déclarer votre salarié auprès des organismes de protection sociale

                L’employeur a 8 jours précédant la date d’embauche pour effectuer ces formalités en fonction du régime général (URSSAF) ou du régime agricole (MSA). 

                Affilier votre nouvelle recrue aux institutions de retraites complémentaires obligatoires, mutuelle et prévoyance

                Autres obligations et formalités administratives

                • Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel
                • Pour les entreprises de plus de 50 salariés : adresser à la DARES un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois
                • Programmer la visite médicale obligatoire;
                • Informer et former le salarié à la santé et sécurité ;

                 

                Établir un contrat de travail

                Des conventions collectives imposent le contrat écrit obligatoire. C’est aussi le cas pour toute embauche en CDD ou à temps partiel.

                Calculer le coût de la rémunération et établir la fiche de paie

                Le salaire est la contrepartie du travail fourni. Son montant est fixé librement entre l’employeur et le salarié. Il doit respecter :

                • les règles relatives au smic ;
                • les conditions prévues dans les conventions ou accord collectifs ;
                • les majorations prévues pour la rémunération des heures supplémentaires ;
                • l’égalité de salaire entres femmes et hommes ;
                • la non-discrimination.

                L’employeur est tenu de remettre au salarié un bulletin de paie.

                  15-Accueillir et intégration du nouveau salarié

                  L’accueil et l’intégration de votre nouveau salarié doit être bien préparé.

                  Vous pouvez utiliser un modèle de process Onboarding que vous utiliserez pour toutes vos nouvelles intégrations de salarié.

                  Avant de vous donner tous les détails de ce sujet important, vous pouvez déjà noter ces essentiels :

                   

                  1. Annoncer l’arrivée en interne
                  2. Proposer un livret d’accueil
                  3. Préparer le poste de travail
                  4. Mettre en place un parrainage
                  5. Proposer un parcours d’intégration

                  Desormais vous connaissez les 15 étapes à suivre d’un processus de recrutement de votre nouveau collaborateur. 

                   

                    Bon recrutement ! 
                  factoriel